Un proyecto es un conjunto de actividades con un inicio y un fin determinados, así como un objetivo y un alcance definidos. Estos pueden aplicarse en diversos contextos, siempre con el propósito de generar una mejora. Sin embargo, establecer objetivos, definir el alcance y delimitar el inicio y el final no garantiza, por sí solo, el éxito del proyecto.
Uno de los factores críticos en la gestión de proyectos es la participación de las partes interesadas (stakeholders). Este grupo proporciona la base sobre la cual se desarrolla el proyecto, incluyendo individuos o áreas responsables de la financiación, el liderazgo, el suministro de información y otras funciones clave que requieren una participación activa. La gestión eficaz de los stakeholders es una variable determinante, dado que su nivel de compromiso incide directamente en el tiempo y el costo del proyecto [1].
No obstante, algunos stakeholders priorizan otras actividades, carecen de sentido de pertenencia o alegan falta de tiempo, lo que se traduce en una actitud pasiva frente al proyecto. Esta situación puede derivar en el incumplimiento de plazos e, incluso, en el fracaso del proyecto.
Por lo tanto, una gestión adecuada de los stakeholders no solo permite mitigar los riesgos asociados a su falta de participación, sino también garantizar la alineación del proyecto con los objetivos organizacionales. La identificación de actores, el análisis de sus expectativas e impacto, su participación efectiva en la toma de decisiones y su satisfacción como indicador clave de éxito destacan la relevancia de un seguimiento continuo basado en la comunicación y la retroalimentación [2].
Estrategias para gestionar la pasividad y la resistencia al cambio
Más que insistir en una mayor participación, la clave radica en diseñar estrategias de involucramiento que transformen el desinterés en compromiso y responsabilidad. Para ello, es fundamental analizar el impacto y las expectativas de los stakeholders, estableciendo prioridades según su poder, legitimidad y urgencia [2].
Diversos autores sugieren acciones esenciales para la gestión de los stakeholders, tales como el reconocimiento a su labor, la capacitación en nuevas habilidades, la consideración de sus opiniones en la toma de decisiones, la adopción de un enfoque basado en el beneficio colectivo, la comprensión de sus necesidades y la aplicación de estrategias flexibles para la resolución de problemas [3].
Desde nuestra perspectiva, proponemos estrategias complementarias que detallamos a continuación:
Uso de diferentes medios de comunicación
En situaciones que requieran una respuesta inmediata, como reuniones urgentes o entregas de información clave, se recomienda el contacto directo a través de reuniones presenciales o llamadas telefónicas. Estos medios favorecen una comunicación más ágil, reducen la tergiversación y facilitan la toma de decisiones en tiempo real.
Para mensajes instantáneos con trazabilidad parcial, plataformas como WhatsApp permiten la aclaración de dudas y el mantenimiento de un flujo de información dinámico.
Cuando sea necesario dejar constancia formal de acuerdos, avances o compromisos, el correo electrónico constituye el medio más adecuado.
Apoyo de líderes
En la mayoría de los proyectos, participan líderes de áreas o responsables de equipos de trabajo. A diferencia del líder del proyecto, estos líderes tienen la autoridad para asignar tareas, gestionar recursos y tomar decisiones operativas dentro de su ámbito de competencia.
Su rol es fundamental, ya que pueden actuar como aliados estratégicos para garantizar la correcta ejecución de las actividades asignadas a sus equipos. Aprovechar su capacidad de liderazgo facilita la coordinación de tareas, mejora la comunicación interna y promueve una mayor alineación con los objetivos del proyecto.
Seguimiento continuo
El monitoreo constante del cumplimiento de actividades e indicadores de desempeño es esencial para asegurar el progreso del proyecto. Esta práctica permite identificar obstáculos que puedan afectar la ejecución de las tareas, facilitando su pronta resolución y la implementación de mejoras en los procesos.
Para ello, es recomendable establecer encuentros periódicos en las que se presenten informes detallados sobre el estado del proyecto, se revisen los avances y se identifiquen posibles desafíos. Asimismo, el envío de recordatorios y actualizaciones sobre plazos y responsabilidades contribuye a mantener la atención y el compromiso de los stakeholders, reduciendo el riesgo de retrasos o desalineación con los objetivos del proyecto.
La pasividad de los stakeholders representa un desafío significativo en la gestión de proyectos, ya que su falta de participación puede fragmentar la comunicación, ralentizar la toma de decisiones y comprometer la ejecución de actividades. Para mitigar esta problemática, resulta fundamental implementar estrategias que fomenten su involucramiento, tales como el uso adecuado de los canales de comunicación, el respaldo de líderes y el seguimiento constante. Al aplicar estas estrategias de manera efectiva, se fortalece la gestión del proyecto, se optimizan los procesos y se garantiza una mayor alineación con los objetivos organizacionales, aumentando así las probabilidades de éxito.
Referencias
[1] R. Rabechini Jr, E. A. M. Abarca, N. U. Salcedo, C. J. P. H. Saldaña y D. C. Paiva, “Gestión de stakeholders y oficina de gestión de proyectos: Efecto en los resultados,” Rev. Adm. Empresas, vol. 62, p. e2020-1077, 2022.
[2] Ó. Pico López, J. Villanueva Balsera, R. Concepción Suárez y J. A. González Rodríguez, “Los Stakeholders como actores estratégico-instrumentales en los proyectos de la Nueva Gestión Pública,” 20th International Congress on Project Management and Engineering. Cartagena, Colombia, 2016.
[3] D. Ariza, “Relación entre el involucramiento de los stakeholders y la alineación estratégica de los proyectos: un enfoque cultural,” International Conference on Project Management, Bogotá, Colombia, 2017
Mariana Gonzalez Obando – Daniel Giraldo Sanclemente
